Sebagai pebisnis dengan sebuah perusahaan yang dikelolanya Anda pasti sudah terbiasa dengan meeting kerja atau pertemuan dengan beberapa manager dan karyawan untuk merancang strategi kedepan. Keperluan meeting kerja ini memang sangat penting bagi pemilik bisnis atau beberapa manajer divisi untuk menetapkan rencana program, strategi bisnis dan evaluasi kerja agar semuanya berjalan dengan baik.
Meeting kerja sendiri bisa terdiri dari 2 jenis yaitu meeting internal dan meeting eksternal. Jika pertemuan dilakukan antar intern pegawai perusahaan maka disebut dengan meeting internal, dan sebaliknya pertemuan dilakukan dengan calon investor atau investor maka hal itu disebut dengan meeting eksternal.
Namun sayangnya, masih banyak pebisnis yang kurang menjalankan meeting dengan baik dan menunjang kesuksesan perusahaan. Mereka hanya melakukan pertemuan atau meeting ini sebagai rutinitas tanpa arah dan tujuan yang jelas.
Maka dari itu untuk Anda yang sering melakukan hal ini tentu Anda harus segera mengubah jalan dan strategi meeting kerja Anda sehingga agenda pertemuan Anda dengan jajaran direksi, manager, karyawan atau calon investor Anda berjalan dengan baik, efektif dan maksimal. Berikut ada 4 tips yang bisa Anda praktekkan dalam meeting kerja di perusahaan Anda agar agenda pertemuan tersebut bisa berjalan baik sesuai dengan apa yang Anda harapkan.
1. Undang Peserta Bukan Penonton
Tips pertama agar meeting kerja berjalan sukses adalah dengan mengundang atau mengajak orang-orang yang terbiasa aktif atau terlibat dalam proses meeting. Seringkali memang dijumpai dalam meeting beberapa orang yang hanya menjadi penonton atau pasif. Ini tentu saja hal tidak efektif bagi Anda dan perusahaan Anda.
Lebih baik mereka bekerja melakukan hal produktif daripada tak berarti dan pasif tak memberi kontribusi dalam meeting. Maka dari itu Anda sebagai pemimpin meeting harus dengan jeli memilih siapa-siapa yang akan Anda ajak meeting, agar agenda pertemuan yang Anda jalankan bisa berjalan dengan efektif dan produktif dari banyaknya usulan dan masukan yang diberikan peserta meeting.
Artikel lain: Pentingnya 3 Budaya Kerja Untuk Membangun Sebuah Startup
2. Meeting Kerja Harus Segera Dilakukan
Hal yang acapkali menjadi penyebab tidak maksimalnya meeting kerja adalah karena meeting dilakukan tidak berangkat dari sebuah kebutuhan namun dari sebuah rutinitas. Seharusnya meeting adalah sebuah agenda yang berawal dari sebuah kebutuhan yang memang harus dilakukan saat itu juga.
Jadi meskipun Anda memang memiliki jadwal meeting terencana dari perusahaan setiap minggu atau bulan bukan berarti Anda tak bisa memajukan agenda tersebut karena sebuah kebutuhan. Ini justru sebuah langkah yang baik, karena Anda tak lagi menunda-nunda hal yang penting bagi masa depan perusahaan.
Satu hal lagi yang juga harus diperhatikan dalam meeting adalah waktu. Anda sebagai pemimpin meeting tak harus membuat jam meeting dengan waktu yang harus ditetapkan. Karena hal ini akan membuat Anda akan terburu-buru. Jadwalkan meeting secepat dan seefisien mungkin, tanpa harus menyatakan waktu yang harus ditentukan.
3. Jadikan Diri Anda Sebagai Pengatur Kuasa Meeting
Tips berikutnya untuk menjadikan meeting kerja berjalan sukses adalah dengan menciptakan meeting sebagai wilayah kekuasaan Anda. dalam meeting yang seringkali terjadi tarik ulur, perdebatan atau pernyataan yang menyimpang jauh dari tema tentu membutuhkan seorang pemimpin yang berkuasa guna mengendalikan meeting.
Jangan ragu untuk menjadi pengatur dan pemberi keputusan dalam meeting karena hal itu memang sangat diperlukan agar meeting berjalan dengan efektif dan efisien. Anda juga tak perlu ragu untuk menegur peserta meeting yang sekiranya sudah tak bisa dikendalikan atau mungkin mereka yang tak bisa diajak ikut prosedur meeting Anda.
4. Selesaikan Dengan Tindakan
Tips terakhir agar meeting kerja berjalan dengan sukses adalah dengan menjadikan apa-apa yang telah dihasilkan pada meeting ditindaklanjuti dan dilaksanakan dengan baik. Buatlah catatan yang berisi hasil meeting dan jadikan pedoman dan panduan catatan hasil meeting tersebut sebagai langkah atau action yang harus dilakukan dihari kerja berikutnya.
Buatlah batasan waktu untuk menyelesaikan hasil meeting tersebut, entah satu minggu, dua minggu, satu bulan atau saat meeting kembali diadakan lagi tergantung porsi dan beban kerja yang ditanggung. Saat waktu deadline telah ada, maka lakukan review atau evaluasi terhadapnya. Ini dilakukan agar memastikan bahwa hasil agenda meeting kerja sebelumnya benar-benar menghasilkan sesuatu baik dan produktif bagi perusahaan.
